DocuSign CLM
DocuSign CLM: Автоматизированная генерация документов в электронном документообороте
от официального партнера DocuSign
Ручной документооборот: вызовы для бизнеса
Любой бизнес в своей практике сталкивается с работой с сами разными документами. В работе с ними заняты самые разные сотрудники компании, начиная с тех, кто находится «на передовой», напрямую взаимодействуя с клиентами, и заканчивая высшим руководством компании. И часто каждый из них не задумывается насколько важен процесс работы с документами не только с юридической стороны, но и с коммерческой.
Ознакомьтесь с этими кейсами и наверняка вы увидите для себя что-то, с чем вы сталкиваетесь каждый день:
Пример 1: Сложные логические связи между пунктами договора
Процесс создания либо изменения договора таким образом, построенный так, чтобы все его части органично сочетались и взаимодополняли друг друга – крайне важная и сложная задача для любого юриста и специалиста, который вслед за ним будет читать этот документ.
В качестве примера можно привести ситуацию с созданием договора продажи. В любом из них обязательно присутствует пункт об условии оплаты. И этот пункт должен быть логически связан, например, с пунктом о штрафных санкциях: к примеру, если договор предусматривает 100% предоплату, то логичным было бы исключить из договора информацию о штрафе за просрочку платежа. Это крайне распространенная ситуация, но если это не продумать, то при согласовании такого договора с клиентом у него могут возникнуть вопросы и требование к исправлению, что затянет процесс подписания договора.
Это лишь один из показательных примеров, но любой юрист знает, что в договоре могут быть взаимосвязаны не только эти два пункта. В торговых контрактах таких «связок» крайне много. И за всем этим следит человек. Какой бы это ни был профессионал, существует вероятность что-то недосмотреть, не заметить просто из-за временного снижения внимания. Результат – многократные исправления, согласования и пересогласования, что приводит к авралам.
Пример 2: Чрезмерно частое согласование документов
В каждой компании, занимающейся продажей товаров и услуг, обязательно присутствуют специалисты, работающие «на передовой». Яркий пример – специалисты по продажам, через руки которых ежедневно, ежечасно проходит огромный массив документов.
Для облегчения работы таких работников обычно разрабатывается 1–3 варианта договора с разными типовыми условиями: например, договор с отсрочкой платежа, договор с предоплатой.
Однако жизнь такова, что клиенты часто требуют еще более гибких условий работы. Например, клиент может захотеть включить в договор расширенную гарантию на товар либо отличные от первоначальных условия его расторжения. В большинстве компаний специалисты по продажам не имеют полномочий на включение таких изменений в договор. И тут возникает «бутылочное горлышко»: процесс продаж начинает тормозиться из-за того, что все правки нужно сперва согласовать, а затем и внести в договор, причем сделать так, чтобы не нарушилась логика контракта и логические связи между его пунктами.
Продолжительность таких согласований зачастую измеряется не часами, а днями и даже неделями. Это, в свою очередь, может привести к чрезмерно длительным циклам продаж и потере прибыли или даже к утрате клиента, так как, в отличие от вас, для клиента ожидаемые от вас действия по внесению правок в контракт кажутся простыми и быстрыми.
Знакомы ли вы с подобными ситуациями?
Если да, то вам однозначно стоит ознакомиться с технологией автоматизированной генерации документов – она поможет вам избежать многочисленных неприятных ситуаций, в том числе описанных выше.
Мировым лидером в области автоматизации документооборота является американская компания DocuSign, с которой наша компания является официальным партнером. Поэтому теперь мы углубимся именно в решение DocuSign CLM Document Generation и рассмотрим пример автоматизированной генерации контрактов.
DocuSign CLM: автоматизированное создание контрактов в 3 шага
DocuSign CLM Document Generation — представляет собой инновационное решение, способное автоматизировать и упростить процесс разработки документов в области управления договорами. Данная функция обеспечивает предприятия возможностью динамически создавать документы, такие как контракты, соглашения, заявления и многое другое. Весь процесс основан на заполнении предварительно созданных шаблонов необходимыми данными и информацией.
Преимущества функции DocuSign CLM Document Generation крайне значимы: она повышает эффективность операций, гарантирует высокую точность и последовательность в создании документов, одновременно минимизируя ручные усилия и риск возможных ошибок в рамках процесса контрактного управления.
Шаг 1. Выберите нужный документ
Чтобы начать использовать функцию создания документов в DocuSign CLM, вам потребуется выбрать из меню нужный документ для его генерации. Это меню содержит заранее подготовленные шаблоны документов с присущей им логикой, устанавливающей связи между различными пунктами контракта. Это означает, что изменение условия в одном пункте договора автоматически повлияет на условия в других его разделах.
Шаг 2. Заполните форму
Следующий шаг включает в себя заполнение формы договора или другого сформированного документа. Все задачи, связанные с документами, выполняются в удобных, предварительно разработанных формах. Пользователи не работают непосредственно c самим документом. Вместо этого они вводят ключевые значения из контракта в поля формы.
Эти значения и пункты договора предварительно одобрены вашим юридическим отделом и включены в качестве стандартных вариантов в выпадающие меню формы. По сути, сотрудники могут самостоятельно составлять контракты, используя заранее определенные пункты. Это позволяет использовать большое количество вариантов одного и того же пункта контракта.
Чтобы познакомиться детальнее с этими функциями, вы можете обратиться к изображению выше. На нем показано, что сотрудники выбирают требуемый вариант из раскрывающегося списка: например, период уведомления о расторжении контракта. Одновременно в поле под выпадающим списком автоматически появляется текст, готовый к включению в контракт на основе выбранного условия. В нашем примере у сотрудников есть два варианта:
1. Если выбрано «уведомление за 90 дней», договор будет автоматически заполнен текстом: «Настоящий договор может быть расторгнут без причины любой из сторон за девяносто (90) календарных дней до письменного уведомления другой стороны».
2. Выбор «уведомления за 10 дней» приводит к тому, что в договор включается следующий текст: «Стороны имеют возможность расторгнуть Соглашение в любое время, уведомив об этом за 10 дней».
Эта функция позволяет безопасно делегировать задачи по составлению договоров, например, специалисту по продажам, не беспокоясь о непреднамеренном внесении в договор несогласованных данных. Кроме того, нет необходимости в повторных юридических консультациях при выборе условий, выходящих за рамки стандартных.
Шаг 3. Получите готовый к работе документ
Это образец сгенерированного контракта. Все автоматически вводимые данные подсвечиваются синим цветом.
Изображение документа можно увеличивать и уменьшать.
После заполнения всех полей формы вы получите полностью подготовленный документ, содержащий всю необходимую информацию, готовый к немедленному использованию. На этом этапе завершается процесс формирования контракта. Обычно весь процесс создания контракта, включая время, которое пользователь проводит в системе, занимает всего несколько минут.
После этого вы можете выбрать следующие шаги в соответствии с вашими предпочтениями. Если вы хотите убедиться в точности контракта, у вас есть возможность просмотреть его в DocuSign CLM или сохранить для дальнейшей проверки. Если содержание нового контракта вас удовлетворяет, вы можете переходить к его отправке следующему получателю. Этот получатель может быть внешней стороной, которая обязана одобрить установленные вами условия. Некоторые виды контрактов могут потребовать дополнительных раундов проверки с участием коллег. Независимо от последующих шагов рабочего процесса, параметры учетной записи можно настроить так, чтобы этот этап запускался автоматически.
DocuSign CLM: Ещё больше функциональности
Ведущие мировые компании доверяют DocuSign
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
Company Name
Почему именно мы?
Безупречное обслуживание 24/7
Мы предлагаем полный спектр услуг по приобретению и внедрению DocuSign CLM
Официальный партнер DocuSign
Как официальный партнер DocuSign, мы можем предложить наиболее выгодные условия для покупки лицензий
Системный интегратор продуктов для электронной подписи DocuSign
Мы выполним высококачественную и надежную интеграцию DocuSign CLM с вашим существующим программным обеспечением: CRM, ERP и т.д.
We are in touch with you 24/7
Каждый наш клиент получает доступ к поддержке 24/7 в любое время и в любом месте
Мультиязычная команда
Мы говорим на английском, польском и русском языках и постоянно расширяем спектр поддерживаемых языков
Внедряйте DocuSign CLM с компанией Automation Fans
Ищете эффективное управление документооборотом в своем бизнесе? Внимание заслуживает продукт от мирового лидера в области электронного документооборота - DocuSign CLM, предлагаемый компанией Automation Fans - официальным партнером DocuSign.
DocuSign CLM - это современный инструмент для управления жизненным циклом контрактов, обеспечивающий автоматизацию создания, согласования, подписания и исполнения документов. Внедрение DocuSign CLM устраняет возможность ошибок, усиливает контроль над документооборотом и облегчает работу с договорами.
При помощи DocuSign CLM бизнес становится более гибким и мобильным, экономя время и усилия на разработку и передачу документов. Платформа предлагает надежное виртуальное хранилище для всех документов с удобной системой поиска и функцией автоматического создания юридически верных договоров и соглашений.
В компании Automation Fans как у официального партнера DocuSign, вы можете приобрести лицензии DocuSign CLM, и заказать внедрение DocuSign CLM интеграцию с DocuSign eSignature, CRM, ERP и иными системами. Наша команда профессионалов имеет большой опыт автоматизации бизнес-процессов и готова помочь вам сделать ваш бизнес еще успешнее и эффективнее.
С DocuSign CLM от Automation Fans вы получите продвинутую систему автоматизации и документооборота для вашего бизнеса.
