DocuSign CLM: Согласования и совместная работа с документами в электронном документообороте

Сценарий 1: Согласование продления контракта с сотрудником в DocuSign CLM

Давайте рассмотрим простой сценарий, который может быть реализован в отделе кадров вашей компании с помощью DocuSign CLM.

Описание сценария: Инженер Марк работает в компании на контрактной основе. Внутренние процедуры компании предусматривают уведомление Марка о намерении продлить/не продлить его контракт на следующий год за 30 дней до окончания контракта. Это означает, что процесс рассмотрения возможности продления контракта Марка должен быть запущен за 10 дней до уведомления. В процессе утверждения задействованы руководитель Марка и директор по кадрам.

Если они решат продлить контракт Марка, он получит официальное письмо, в котором будут оговорены условия трудоустройства на следующий год. Если Марк соглашается, он получит контракт и подпишет его.

Однако, если решение состоит в прекращении трудовых отношений с Марком, он получит письмо, уведомляющее его об этом.

Схематическая диаграмма процесса

Теперь давайте рассмотрим, как DocuSign CLM упрощает этот процесс:

• Система автоматически определяет, на основе атрибутов контракта, когда должен быть запущен процесс. Для его запуска не требуется никакого ручного вмешательства или создания напоминаний в Outlook со стороны сотрудников. Процесс начнется точно за 40 дней до даты окончания контракта сотрудника.
• DocuSign CLM автоматически назначает задачи каждому утверждающему и уведомляет их как в само системе, так и по электронной почте.
• Каждый утверждающий увидит новую задачу в своем списке задач. Единственным способом ее удаления является завершение задачи.
  Когда принимается решение, процесс может пройти по одному из двух путей:

A. Если контракт не продлевается, DocuSign CLM автоматически генерирует официальное письмо о непродлении и отправляет его сотруднику в системе. Доставка происходит мгновенно и вносится запись в систему.

ИЛИ

B. Если контракт продлевается, DocuSign CLM автоматически генерирует контракт и использует DocuSign eSignature для его отправки на подписание всем сторонам. Как только контракт будет подписан как сотрудником, так и работодателем, он автоматически архивируется в электронном хранилище документов вместе с Сертификатом Завершения.

Таким образом, весь процесс утверждения проводится в полностью автоматическом режиме, где каждый участник выполняет только свои назначенные задачи, а все документы генерируются автоматически с помощью DocuSign CLM, учитывая принятые решения.

Сценарий 2: Согласование торгового контракта с клиентом в DocuSign CLM

Вы когда-нибудь задумывались о том, как выглядит процесс утверждения торгового контракта с клиентом в вашей компании? Как много времени это занимает и как осуществляется этот процесс? Мы уверены, что вы об этом задумывались, возможно, даже автоматизировали его.

Давайте исследуем, насколько элегантно вы можете автоматизировать этот процесс с помощью DocuSign CLM. Результаты этой автоматизации также помогут вам оценить эффективность процесса в вашей компании.

Пример бизнес-процесса согласования торгового контракта в DocuSign CLM:

Процесс состоит из нескольких ключевых шагов:

Шаг 1. Генерация контракта и его перемещение в папку клиента в репозитории.

Этап начинается с автоматической генерации контракта с использованием инструментов генерации документов DocuSign CLM. Вкратце, пользователю нужно только выбрать тип контракта из меню и заполнить форму необходимыми данными. Остальное обрабатывается рабочим процессом DocuSign CLM: он генерирует контракт, назначает ему имя и создает отдельную папку в репозитории DocuSign CLM с описательным именем.

Вот как может выглядеть контракт, сгенерированный в DocuSign CLM (автоматически введенные данные отмечены синим цветом):

Шаг 2. Применение атрибутов к контракту.

На данном этапе DocuSign CLM автоматически добавляет все необходимые атрибуты для данного типа документа. Атрибуты - это инструмент, который позволяет хранить и в дальнейшем отслеживать ключевые данные контракта. Примеры атрибутов: дата подписания контракта, дата начала, сумма, подписанты и другие.

Step 3. Contract approval with the department head.

На данном этапе автоматически сгенерированный договор с атрибутами отправляется на утверждение руководителю отдела. Если утверждение не получено, договор отправляется на редактирование ответственному лицу. После редактирования договора он повторно подается на рассмотрение руководителем отдела. После утверждения договор автоматически отправляется клиенту для дальнейшего согласования.

Шаг 4. Утверждение контракта клиентом.

На этом этапе контракт отправляется на согласование с клиентом. Клиент получает уведомление по электронной почте, переходит по ссылке в ваш DocuSign CLM и приступает к изучению и корректировке контракта прямо в системе. Как только он закончит свою работу, контракт вместе со всеми правками клиента и его комментариями автоматически попадает к вам систему.

Так выглядит интерфейс DocuSign CLM для клиента во время его работы с вашим контрактом:

Шаг 5. Отправка контракта на подпись юристу и клиенту.

После того, как клиент завершает работу над договором в DocuSign CLM, он направляется обратно руководителю отдела. Если руководитель одобряет изменения, внесенные клиентом, DocuSign CLM автоматически отправляет договор на подписание юристу и клиенту через интерфейс DocuSign eSignature. После того, как все стороны подписывают договор, он сохраняется в формате PDF с подписями в отдельной папке в хранилище DocuSign CLM, вместе с «Сертификатом о завершении», который содержит информацию о подписантах и процессе подписания.

Вот как выглядит экран для вас при подписании договора: