DocuSign CLM w Polsce: Procesy uzgadniania i współpraca z dokumentami w elektronicznym obiegu dokumentów

Scenariusz 1: zatwierdzenie przedłużenia umowy z pracownikiem w DocuSign CLM

Teraz rozważmy prosty scenariusz, który można zaimplementować w dziale HR Twojej firmy przy użyciu DocuSign CLM.

Opis scenariusza:

Inżynier Mark jest zatrudniony w firmie na zasadzie umowy o pracę. Wewnętrzne procedury firmy wymagają powiadomienia Marka o zamiarze przedłużenia lub nieprzedłużania jego umowy na kolejny rok 30 dni przed wygaśnięciem umowy. Oznacza to, że proces przeglądu możliwości przedłużenia umowy Marka musi zostać uruchomiony 10 dni przed powiadomieniem. Proces zatwierdzenia obejmuje przełożonego Marka i dyrektora ds. personalnych.

Jeśli zdecydują o przedłużeniu umowy Marka, otrzyma on oficjalne pismo określające warunki zatrudnienia na kolejny rok. Jeśli Mark zgodzi się, otrzyma następnie umowę i ją podpisze. Jeśli jednak decyzja będzie dotyczyć zakończenia stosunku pracy z Markiem, otrzyma on pismo informujące go o tym.

Diagram schematyczny procesu

Teraz przyjrzyjmy się, jak DocuSign CLM ułatwia ten proces:

• Na podstawie atrybutów umowy system autonomicznie określa, kiedy należy rozpocząć proces. Brak konieczności ręcznej interwencji lub przypomnień w programie Outlook ze strony pracowników, aby uruchomić proces. Proces zostanie uruchomiony dokładnie 40 dni przed datą wygaśnięcia umowy pracownika.

• DocuSign CLM automatycznie przypisuje zadania do każdego zatwierdzającego i informuje ich zarówno w systemie, jak i za pomocą poczty elektronicznej

• Każda zatwierdzająca osoba zobaczy nowe zadanie na swojej liście zadań. Jedynym sposobem usunięcia go jest tylko wykonanie tego zadania.

• Po podjęciu decyzji proces może podążać jedną z dwóch ścieżek:

     A. Jeśli umowa nie będzie odnawiana, DocuSign CLM automatycznie generuje oficjalne pismo o braku odnowienia i wysyła je do pracowników w ramach systemu. Dostarczenie następuje natychmiast i jest rejestrowane w systemie.

lub

     B. Jeśli umowa będzie odnawiana, DocuSign CLM automatycznie generuje umowę i korzysta z platformy DocuSign eSignature, aby wysłać ją do podpisu przez wszystkie strony. Po podpisaniu umowy przez pracowników i pracodawcę, jest ona automatycznie zarchiwizowana w repozytorium elektronicznych dokumentów wraz z Certyfikatem ukończenia.

W ten sposób cały proces zatwierdzania odbywa się w trybie w pełni zautomatyzowanym, gdzie każda osoba wykonuje tylko swoje przypisane zadania, a wszystkie dokumenty są generowane automatycznie przez DocuSign CLM, uwzględniając podjęte decyzje.

Scenariusz 2: negocjowanie umowy handlowej z klientem w DocuSign CLM

Czy kiedykolwiek się zastanawialiście, jak wygląda proces zatwierdzania umowy handlowej z klientem w waszej firmie? Jak długo to trwa i jak jest to realizowane? Jesteśmy pewni, że się nad tym zastanawialiście, być może już nawet zautomatyzowaliście ten proces.

Pozwól nam pokazać, jak elegancko możesz zautomatyzować ten proces, używając DocuSign CLM. Wyniki automatyzacji pomogą Ci również ocenić skuteczność tego procesu w Twojej firmie.

Oto przykład procesu biznesowego negocjowania umowy handlowej w DocuSign CLM:



Proces składa się z kilku kluczowych kroków:

Krok 1. Przeniesienie wygenerowanej umowy do teczki klienta.

Ten etap rozpoczyna się automatycznym generowaniem umowy za pomocą narzędzi DocuSign CLM Document Generation. W skrócie, użytkownik musi jedynie wybrać rodzaj umowy z menu i wypełnić formularz wymaganymi danymi. Resztą zajmuje się DocuSign CLM Workflows: generuje umowę, przypisuje nazwę i tworzy oddzielny folder w repozytorium DocuSign CLM o opisowej nazwie.

Tak może wyglądać umowa wygenerowana w DocuSign CLM (automatycznie wprowadzone dane są oznaczone kolorem niebieskim):

Krok 2. Przypisanie atrybutów do umowy.

Na tym etapie DocuSign CLM automatycznie dodaje wszystkie niezbędne atrybuty dla tego rodzaju dokumentu. Atrybuty to narzędzie, które pozwala przechowywać i dalszo śledzić kluczowe dane umowy w celu analizy. Przykłady atrybutów obejmują datę podpisania umowy, datę rozpoczęcia, kwotę, sygnatariuszy i wiele innych.

Krok 3. Zatwierdzenie umowy przez kierownika działu.

Na tym etapie automatycznie wygenerowana umowa z atrybutami jest przesyłana do zatwierdzenia kierownikowi działu. Jeśli zatwierdzenie nie zostanie udzielone, umowa zostaje przesłana do edycji odpowiedniej osobie. Po dokonaniu edycji umowa ponownie jest przesyłana do przeglądu przez kierownika działu. Po zatwierdzeniu umowa automatycznie jest wysyłana do klienta w celu uzyskania dalszego zatwierdzenia.

Krok 4. Zatwierdzenie umowy przez klienta.

Na tym etapie umowa jest przesyłana do zatwierdzenia przez klienta. Klient otrzymuje powiadomienie mailem, klika na link, przechodzi do systemu DocuSign CLM — i rozpoczyna się przeglądanie i edytowanie umowy bezpośrednio w systemie. Po zakończeniu pracy umowa wraz z wszelkimi edycjami i komentarzami klienta automatycznie trafia z powrotem do Twojego systemu.

Przykład tego, jak wygląda ekran dla klienta podczas zgadzania się na umowę z nim:

Krok 5. Wysłanie do podpisu w celu zatwierdzenia prawnej i przez klienta.

Po zakończeniu pracy klienta nad umową w DocuSign CLM, zostaje ona przekierowana z powrotem do kierownika działu. Jeśli kierownik zatwierdzi zmiany wprowadzone przez klienta, DocuSign CLM automatycznie wysyła umowę w celu podpisania przez prawnika i klienta za pośrednictwem interfejsu DocuSign eSignature. Po złożeniu wszystkich podpisów umowa jest zapisywana jako plik PDF z podpisami w dedykowanym folderze w repozytorium DocuSign CLM, wraz z "Certyfikatem ukończenia", który zawiera informacje o sygnatariuszach i procesie podpisywania.

Przykład tego, jak wygląda ekran podczas podpisywania umowy: