DocuSign CLM
DocuSign CLM w Polsce: zautomatyzowane tworzenie dokumentów w procesie elektronicznego obiegu dokumentów
od oficjalnego partnera DocuSign w Polsce
Wyzwania o ręcznym zarządzaniu dokumentami w biznesie
Każda firma w swojej praktyce ma do czynienia z pracą nad różnymi dokumentami. Pracownicy wszystkich rodzajów zajmują się nimi, począwszy od tych na pierwszej linii, bezpośrednio współpracujących z klientami, a skończywszy na najwyższym kierownictwie firmy. A często każdy z nich nie zdaje sobie sprawy, jak istotny jest proces obiegu dokumentów nie tylko z perspektywy prawnej, ale także komercyjnej.
Spójrz na te przypadki, z którymi spotykasz się codziennie — i na pewno zobaczysz coś:
Przypadek 1: logiczne skomplikowane połączenia między klauzulami umowy.
Proces tworzenia lub modyfikowania umowy w taki sposób, aby wszystkie jej części były bezproblemowo zintegrowane i uzupełniały się nawzajem, to niezwykle istotne i skomplikowane zadanie dla każdego prawnika lub specjalisty, który będzie przeglądać ten dokument w przyszłości.
Jako przykład, rozważmy sytuację związaną z tworzeniem umowy sprzedaży. W każdej takiej umowie nieodmiennie znajduje się klauzula dotycząca warunków płatności. Ta klauzula musi być logicznie powiązana, na przykład, z klauzulą dotyczącą sankcji karnej: jeśli umowa przewiduje 100% przedpłatę, logiczne jest wyłączenie informacji o karach za opóźnienie w płatnościach z umowy. To bardzo powszechna sytuacja, ale jeśli nie jest dokładnie przemyślana, może prowadzić do pytań i żądań korekt podczas negocjacji umowy z klientem, co wydłuża proces podpisywania umowy.
To tylko jeden przykładowy przypadek ilustrujący, że nie tylko te dwie klauzule mogą być ze sobą powiązane w umowie. W umowach handlowych istnieje wiele takich powiązań. I ktoś jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego wszystkiego. Bez względu na to, jak bardzo są profesjonalni, zawsze istnieje możliwość przeoczenia czegoś, po prostu z powodu chwilowego braku uwagi. Efektem są liczne poprawki, negocjacje i ponowne negocjacje, prowadzące do sytuacji awaryjnych.
Przypadek 2: zbyt częste zatwierdzanie dokumentów.
W każdej firmie zajmującej się sprzedażą towarów i usługami pracują specjaliści działający na pierwszej linii. Doskonałym przykładem są profesjonaliści ds. sprzedaży, którzy codziennie, a nawet co godzinę, zajmują się ogromnym wolumenem dokumentów.
Aby ułatwić pracę takim pracownikom, zwykle opracowuje się 1-3 warianty umów z różnymi standardowymi warunkami. Na przykład umowa z odroczoną płatnością lub umowa z płatnością z góry.
Jednak rzeczywistość dyktuje, że klienci często żądają jeszcze bardziej elastycznych warunków pracy. Na przykład klient może chcieć zawrzeć w umowie przedłużoną gwarancję na produkt lub określić warunki wypowiedzenia inne niż pierwotne. W większości firm specjaliści ds. sprzedaży nie mają uprawnienia do wprowadzania takich zmian do umowy. Pojawia się więc "wąskie gardło": proces sprzedaży zaczyna zwalniać, ponieważ wszystkie poprawki muszą być najpierw zatwierdzone, a następnie dodane do umowy, przy zachowaniu logicznej spójności umowy i logicznych połączeń między jej klauzulami.
Czas trwania takich zatwierdzeń mierzy się nie w godzinach, ale w dniach, a nawet tygodniach. To z kolei może prowadzić do nadmiernie długich cykli sprzedaży i utraty zysku, a nawet utraty klienta jako całości, ponieważ z perspektywy klienta, w odróżnieniu od Twojej, wydaje się to proste: "Co stoi na przeszkodzie wprowadzeniu tych kilku poprawek? Dlaczego to tak długo trwa?"
Czy taka sytuacja jest Ci znana?
Jeśli tak, to lepiej zapoznać się z technologią automatycznego generowania dokumentów — pomoże to uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji, włącznie z opisanymi powyżej.
Globalnym liderem w automatyzacji elektronicznego obiegu dokumentów jest amerykańska firma DocuSign, z którą nasza firma jest oficjalnym partnerem. Dlatego teraz zajmiemy się rozwiązaniem
DocuSign CLM do generowania dokumentów —
na przykładzie automatycznego generowania umów.
DocuSign CLM: automatyczne tworzenie umów w trzy kroki
Funkcja generowania dokumentów DocuSign CLM (Contract Lifecicle Managment) to narzędzie automatyzujące i usprawniające proces tworzenia dokumentów w ramach przepływu pracy zarządzania umowami. Umożliwia przedsiębiorstwom dynamiczne generowanie dostosowanych dokumentów, takich jak umowy i propozycje, poprzez wypełnianie szablonów odpowiednimi danymi i informacjami. Ta funkcja zwiększa efektywność, dokładność i spójność w tworzeniu dokumentów, ograniczając wysiłek manualny oraz potencjalne błędy w procesie zarządzania umowami.
Krok 1. Wybierz dokument, który chcesz
Aby rozpocząć korzystanie z funkcji Generowania Dokumentów w DocuSign CLM, trzeba wybrać zamierzony dokument z menu, który wymaga automatycznego generowania. To menu obejmuje wcześniej przygotowane szablony dokumentów z wbudowaną logiką, ustanawiającą połączenia między różnymi klauzulami umowy. Oznacza to, że zmiana warunku w jednym elemencie automatycznie wpłynie na warunki w innych sekcjach.
Krok 2. Wypełnij formularz
Następny krok polega na wypełnieniu formularza umowy lub innego wygenerowanego dokumentu. Wszystkie zadania związane z dokumentami odbywają się w przyjaznych użytkownikowi, wcześniej zaprojektowanych formularzach. Użytkownicy nie manipulują bezpośrednio samym dokumentem; zamiast tego wprowadzają podstawowe warunki umowy w pola formularza.
Większość tych warunków jest zatwierdzana przez dział prawny i jest zawarta jako standardowe wybory w rozwijanych menu. W zasadzie pracownicy mogą samodzielnie tworzyć umowy, używając wcześniej ustalonych klauzul. To pozwala na wielokrotne wariacje tego samego punktu umowy.
Aby zapewnić jasność, można odnieść się do powyższego obrazu. Ilustruje on, że pracownicy wybierają wymaganą opcję z menu rozwijanego, taką jak okres wypowiedzenia umowy. Jednocześnie tekst automatycznie pojawia się w polu poniżej menu rozwijanego, gotowy do umieszczenia w umowie w oparciu o wybrany warunek. Na przykład pracownicy mają 2 możliwości:
1. "90 dni wypowiedzenia": jeśli wybrana zostanie ta opcja, automatycznie pojawia się tekst "Umowę tę można wypowiedzieć bez podania przyczyny przez którąkolwiek ze stron za wypowiedzeniem pisemnym z wyprzedzeniem dziewięćdziesięciu (90) kalendarzowych dni drugiej stronie".
2. "10 dni wypowiedzenia": wybranie tej opcji skutkuje umieszczeniem w umowie następującego tekstu: "Strony mają możliwość wypowiedzenia Umowy w dowolnym momencie, podając 10 dni wypowiedzenia."
Ta funkcja umożliwia bezpieczne powierzenie zadań tworzenia umów, na przykład specjaliście ds. sprzedaży, bez obawy o nieumyślne wstawienie szkodliwych danych. Dodatkowo, nie ma potrzeby wielokrotnych konsultacji prawnych przy wybieraniu warunków poza standardowymi.
Krok 3. Otrzymaj gotowy do użycia dokument
To jest przykład wygenerowanego kontraktu. Wszystkie automatycznie wprowadzone dane są podświetlone na niebiesko.
Można powiększać i pomniejszać obraz dokumentu.
Kiedy wszystkie pola formularza zostaną uzupełnione, otrzymasz w pełni przygotowany dokument zawierający wszystkie niezbędne informacje, gotowy do natychmiastowego użycia. To kończy proces generowania umowy. Zazwyczaj cały proces tworzenia umowy na podstawie działań użytkownika trwa kilka minut.
Następne kroki zależą od twoich preferencji. Jeśli chcesz zagwarantować dokładność umowy — masz opcję jej przeglądu w ramach systemu DocuSign CLM lub zapisania jej w celu późniejszej kontroli. Jeśli zadowala cię treść nowej umowy — można przejść do jej wysłania bezpośrednio do kolejnego odbiorcy. Tym odbiorcą może być zewnętrzna strona, która musi zaakceptować warunki, które ustaliłeś. Niektóre rodzaje umów mogą wymagać dodatkowych rund przeglądów z udziałem kolegów. Niezależnie od kolejnych kroków w twoim procesie pracy, ustawienia twojego konta mogą zostać skonfigurowane, aby automatycznie uruchamiały ten krok.
DocuSign CLM: jeszcze więcej funkcjonalności
Wiodące światowe firmy ufają DocuSign
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
This is a paragraph. Writing in paragraphs lets visitors find what they are looking for quickly and easily.
Company Name
Dlaczego my?
Nienaganna obsługa 24/7
Oferujemy pełny zakres usług związanych z zakupem i wdrażaniem DocuSign CLM w Polsce
Oficjalny partner DocuSign w Polsce
Jako oficjalny partner DocuSign, możemy zapewnić najkorzystniejsze warunki zakupu licencji
Integrator systemu DocuSign w Polsce
Przeprowadzimy wysokiej jakości i niezawodną integrację DocuSign CLM z Twoim istniejącym oprogramowaniem: CRM, ERP itp.
Jesteśmy z tobą w kontakcie 24/7
Każdy nasz klient ma dostęp do wsparcia 24/7, w dowolnym czasie i miejscu
Wielojęzyczny zespół
Mówimy po angielsku, polsku i rosyjsku i ciągle poszerzamy naszą gamę obsługiwanych języków
Wdroź DocuSign CLM razem z firmą Automation Fans
Szukasz skutecznego zarządzania dokumentacją w swoim biznesie? Na uwagę zasługuje produkt światowego lidera w dziedzinie elektronicznego obrotu dokumentami - DocuSign CLM, oferowany przez firmę Automation Fans - oficjalnego partnera DocuSign w Polsce.
DocuSign CLM to nowoczesne narzędzie do zarządzania cyklem życia kontraktów, zapewniające automatyzację tworzenia, zatwierdzania, podpisywania i realizowania dokumentów. Wprowadzenie DocuSign CLM eliminuje ryzyko błędów, wzmacnia kontrolę nad obrotem dokumentami i ułatwia pracę z umowami.
Dzięki DocuSign CLM biznes staje się bardziej elastyczny i mobilny, oszczędzając czas i wysiłek na tworzenie i przekazywanie dokumentów. Platforma oferuje niezawodne wirtualne magazynowanie wszystkich dokumentów z wygodnym systemem wyszukiwania i funkcją automatycznego tworzenia prawnie poprawnych umów i porozumień.
W firmie Automation Fans, jako oficjalnym partnerze DocuSign w Polsce, możesz nabyć licencje DocuSign CLM oraz zamówić wdrożenie DocuSign CLM i integrację z DocuSign eSignature, CRM, ERP i innymi systemami. Nasz zespół profesjonalistów posiada duże doświadczenie w automatyzacji procesów biznesowych i jest gotów pomóc ci uczynić twój biznes jeszcze bardziej udanym i efektywnym.
Z DocuSign CLM od Automation Fans otrzymasz zaawansowany system automatyzacji i obrotu dokumentami dla Twojego biznesu.
